Как поставить задачу сотруднику: шаблон и примеры

Большинство срывов сроков начинается не с лени исполнителя, а с задачи, которую поняли по-своему. «Подготовь отчёт», «разберись с клиентом», «сделай красиво» — руководителю кажется, что всё ясно, а сотрудник через три дня приносит не то, что ожидалось.

В статье разберём, из чего состоит хорошая задача, дадим шаблон, который можно копировать в чат или трекер, и покажем один и тот же пример в плохой и хорошей формулировке.

Что должно быть в любой задаче

Хорошая постановка отвечает на шесть вопросов. Если на какой-то из них нет ответа, исполнитель додумает его сам, и не всегда так, как вы хотели.

1. Что нужно получить. Конкретный результат, а не процесс. Не «поработать над презентацией», а «презентация на 10 слайдов для встречи с клиентом».
2. Зачем. Одно предложение о цели. Когда человек понимает, для чего задача, он принимает правильные решения в мелочах, которые вы не описали.
3. Как понять, что готово. Критерии приёмки: что именно вы проверите, когда примете работу.
4. Срок. Дата и время, а не «в ближайшее время» и не «как будешь готов».
5. Кто отвечает. Один исполнитель. Если задача у двух людей, на практике она ни у кого.
6. Что уже есть. Ссылки, файлы, контекст, с кем можно связаться за уточнениями.

Шаблон постановки задачи

Скопируйте и заполните. Для небольшой задачи хватит трёх-четырёх строк, для большой — всех полей.

Задача: <глагол + результат, одной строкой>
Зачем: <цель в одном предложении>
Результат: <что должно получиться, в каком виде и где лежит>
Готово, когда:
 - <проверяемый критерий 1>
 - <проверяемый критерий 2>
Срок: <дата и время>
Исполнитель: <имя>
Материалы: <ссылки, файлы, контакты>
Ограничения: <бюджет, формат, то, чего делать не нужно>

Название задачи начинайте с глагола в неопределённой форме: «Подготовить», «Согласовать», «Проверить». Так сразу видно действие, а в списке задач названия читаются без расшифровки.

Плохой и хороший пример

Плохо:

Андрей, подготовь отчёт по продажам, надо срочно.

Непонятно: за какой период, в каком формате, для кого, что значит «срочно».

Хорошо:

Хорошая версия длиннее, но экономит время обеим сторонам: не будет вопросов в процессе и переделки в конце.

Как проверить, что вас поняли

Сказать «понятно?» мало, почти все отвечают «да». Лучше попросить пересказать.

• «Расскажи своими словами, что ты будешь делать и что получится на выходе».
• «С чего начнёшь?»
• «Что может пойти не так?»

Если пересказ расходится с тем, что вы имели в виду, лучше узнать это в первую минуту, а не в день сдачи.

Срок и промежуточные точки

Для коротких задач достаточно одного срока. Если задача занимает больше двух-трёх дней, разбейте её на этапы и поставьте точки проверки: черновик, первая версия, финал. Первая промежуточная точка должна быть ранней, пока исправить курс ещё дёшево.

Разбивайте большую задачу на подзадачи с чек-листом. Исполнитель видит свой прогресс, а вы видите, где именно всё остановилось, без вопроса «ну как там?».

Приоритет: что делать, если задач много

Если у сотрудника уже есть работа, новая задача должна сопровождаться приоритетом. Скажите прямо: «Это важнее текущей, откладывай её» или «Берись после отчёта». Иначе он выберет сам, а вы узнаете об этом по срыву сроков.

Помогает простое правило: у человека не больше двух-трёх задач «в работе» одновременно. Остальные ждут в очереди с понятным порядком.

Контроль без микроменеджмента

Контролировать нужно результат и точки проверки, а не каждый шаг. Договоритесь заранее:

• где исполнитель отмечает статус (в трекере или чате), чтобы не приходилось спрашивать;
• в какой момент он пишет вам сам: если задача заблокирована, если срок под угрозой, если появились вопросы;
• когда вы смотрите промежуточный результат.

Если вы спрашиваете «как дела?» каждый день, значит, система статусов не работает. Исправляйте её, а не наращивайте количество вопросов.

Частые ошибки постановки задач

• Задача в виде намёка. «Было бы здорово, если бы…» исполнитель может не воспринять как задачу вообще.
• Нет срока. Задача без срока теряется среди тех, у которых срок есть.
• Несколько задач в одном сообщении. Через неделю никто не вспомнит, что было вторым пунктом. Одна задача — одна запись.
• Постановка в личной переписке без записи. Через неделю вы и сотрудник вспомните разговор по-разному. Задача должна лежать в месте, где её видно обоим.
• Изменили условия и не сказали. Если требования поменялись, измените задачу и сообщите об этом явно.
• Нет критериев приёмки. Тогда «готово» означает «я закончил», а не «это то, что нужно».
• Забрали задачу обратно молча. Если вам не нравится результат, скажите, что именно исправить, а не переделывайте за человека.

Чек-лист перед отправкой задачи

• Название начинается с глагола и описывает результат.
• Указана цель: зачем это нужно.
• Описано, как выглядит готовый результат и как его проверят.
• Есть дата и время срока.
• Назначен один исполнитель.
• Приложены материалы и указано, к кому обращаться с вопросами.
• Понятен приоритет относительно других задач исполнителя.
• Договорённость записана там, где её увидят оба.

Как поставить задачу в iTasker

Если ваша команда общается в Telegram, задачи удобнее вести там же, где идёт обсуждение. В iTasker поля из шаблона выше соответствуют реальным полям задачи:

• название и описание с критериями приёмки;
• исполнитель и срок;
• чек-лист подзадач для сложных задач;
• статус на доске, по которому видно, что в работе, а что ждёт проверки;
• напоминание исполнителю о сроке.

Задачу можно создать текстом прямо из чата через бота, не открывая отдельный сервис, а затем доработать её в мини-приложении. История изменений сохраняется, поэтому спор «мы же договаривались иначе» решается открытием карточки.

Вопросы и ответы

Насколько подробной должна быть постановка?

Чем дороже ошибка и чем менее опытен исполнитель, тем подробнее. Для привычной задачи опытному сотруднику хватит трёх строк: результат, срок, критерий готовности. Для новой задачи или нового сотрудника заполняйте шаблон целиком.

Нужно ли объяснять, зачем нужна задача?

Да. Одно предложение о цели позволяет исполнителю самому принять правильное решение там, где вы ничего не описали, и заметить, что способ выбран неудачно.

Как ставить задачу удалённому сотруднику?

Письменно, в месте, где ее потом можно найти. Устный разговор допустим для уточнения, но итоговую формулировку, срок и критерии записывайте. Для удалённых команд письменная постановка особенно важна, потому что вы не увидите по лицу, что человек не понял.

Что делать, если сотрудник не справляется со сроками?

Сначала проверьте постановку: были ли срок, критерии и приоритет понятны. Если да, обсудите причины: нагрузка, нехватка информации, сложность. И только потом делайте выводы о человеке.

Как поставить задачу сразу нескольким людям?

Разделите её на части и назначьте на каждую часть одного исполнителя. Если задача общая, назначьте ответственного за результат, который собирает вклад остальных и отвечает за срок.