Утром в списке двенадцать дел. К вечеру закрыты восемь, но главный документ так и не начат: день ушёл на сообщения и короткие просьбы. Список был подробным, а плана не было, потому что в нём не учтено, сколько времени на самом деле свободно.

Хороший план дня отвечает на три вопроса: что должно получиться, сколько для этого есть времени и что делать, когда появится новая работа. Целую методику внедрять не нужно, хватит короткой процедуры, которую можно повторять каждое утро.

Соберите входящее в одном месте

Перед выбором дел выпишите всё, что сейчас держите в голове: поручения из чатов, идеи, обещанные ответы, незаконченную работу. Срок «сегодня» пока никому не назначайте.

Запись «заняться сайтом» не помогает начать. Превратите её в следующий шаг: «проверить форму заявки и записать ошибки». Большой проект остаётся проектом, а в план дня попадает действие, которое можно выполнить.

Это упрощённая версия принципов GTD Дэвида Аллена: собрать, прояснить, организовать, регулярно пересматривать, выполнять. Полное внедрение метода для ежедневного плана не нужно.

Сначала посмотрите календарь

Отметьте встречи, обязательные звонки, дорогу и перерывы. Только после этого считайте время для задач. Если из восьми часов три заняты встречами, на подготовку документов восьми часов нет. Короткий промежуток между двумя встречами тоже плохо подходит для сложной работы.

Срок и время на выполнение — разные вещи. «Отправить предложение до 17:00» задаёт крайний момент. «Подготовить предложение с 10:00 до 11:30» резервирует время на саму работу. Если записать только срок, подготовка будет сдвигаться, пока не упрётся в этот срок.

Выберите главный результат

Спросите себя, что должно быть готово сегодня, чтобы день не прошёл зря. Для начала возьмите один главный результат и несколько мелких дел вокруг него.

Если сомневаетесь, что сдвинуть, сравните последствия переноса: кто ждёт результат, какой следующий шаг заблокирован, где настоящий срок. Новое сообщение не становится важнее запланированной работы только потому, что пришло позже. А если срочная задача действительно выходит на первое место, назовите, какая из текущих сдвигается. Иначе у вас появилось ещё одно обязательство без дополнительного времени.

Выделите блоки и резерв

Сложную работу поставьте на время, когда вас не будут дёргать согласованиями. Короткие ответы и административные мелочи сгруппируйте, если роль это позволяет.

Часть времени оставьте свободной для непредвиденного. У сотрудника поддержки резерв должен быть больше, чем у человека с заранее известной исследовательской задачей. Подобрать размер можно за несколько дней, посмотрев, сколько времени реально уходит на внеплановое. Заполнять расписание до последней минуты не стоит: любой срочный вопрос сразу его разрушит.

Пример расписания

Допустим, менеджеру нужно подготовить предложение клиенту и провести две встречи:

Время Что делаем Что должно получиться
09:00–09:20 Разобрать входящие и уточнить приоритеты Понятная очередь задач
09:20–10:50 Подготовить расчёт для предложения Таблица с ценой и допущениями
10:50–11:00 Перерыв —
11:00–11:45 Встреча с командой Решения записаны в задачах
11:45–12:15 Ответы и уточнения Получены недостающие данные
12:15–13:00 Обед —
13:00–14:00 Оформить предложение Готовый черновик
14:00–14:30 Встреча с клиентом Следующие шаги согласованы
14:30–15:30 Резерв и правки Устранены замечания
15:30–16:40 Небольшие текущие задачи Закрыта согласованная очередь
16:40–17:00 Подвести итог Обновлены статусы и план следующего дня

Главный результат занимает два отдельных блока, резерв виден заранее. Если появится внеплановый часовой созвон, придётся честно сократить объём, а не надеяться, что всё как-нибудь уместится.

Завершите день коротким пересмотром

Посмотрите, что сделано, а что нет. Для каждой незавершённой задачи выберите действие: продолжить завтра, изменить объём, запросить данные, передать другому или отказаться.

Если дело переносится несколько дней подряд, найдите причину. Возможно, формулировка слишком широкая, возможно, дело не так важно, как казалось, возможно, оно ждёт чьего-то решения. Автоматический перенос без пересмотра эту проблему только сохраняет.

Где помогает техника Помодоро

Помодоро делит работу на фокус-сессии с перерывами. Она помогает начать выбранную задачу и замечать, что вас прерывают, но не подскажет, какую задачу выбрать первой.

Для пробы возьмите классический формат: 25 минут одной работы, 5 минут перерыва, после нескольких циклов пауза подлиннее. Перед запуском запишите маленький результат сессии: «собрать три расчёта», «написать вводную часть». Новые мысли, которые приходят по ходу, сразу отправляйте во входящие. Если вас прервала действительно срочная проблема, решите её и перепланируйте оставшееся время. А хорошую встречу или глубокую работу не обрывайте только из-за таймера.

Для этого не нужно отдельное приложение, подойдёт любой таймер. А если проблема в приоритетах или в нехватке времени между встречами, Помодоро её не решит.

Как это выглядит в iTasker

Входящие можно сбрасывать боту в личном чате: обычное текстовое сообщение становится личной задачей. Рабочее сообщение из связанной группы превращается в задачу ответом /new. Дальше в карточке пригодятся описание с ожидаемым результатом, дата с настоящим сроком и напоминание на нужный момент.

Не ставьте всем идеям сегодняшний срок ради того, чтобы они попали в список. Очередь будущей работы и план на сегодня лучше вести отдельно. Если важна нагрузка всей команды, пригодится канбан-доска.

Запустить бота iTasker